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2015/02/27

Gmail を仕事で使う前にする設定

Google Apps を採用し、仕事上も Gmail を使うということも多くなってきた(個人的な印象では、企業の採用率は Office 365 と半々くらいのイメージ)。Gmail を仕事で使う場合、注意しなければならないことがいくつかあると感じた。

スレッド表示を止める

メールを仕事で使うと、返信を繰り返すケースがよくあるのだが、Gmail の初期設定ではスレッド表示になっており、一つの話題がまとまってすっきりする反面、相手からの新着メールを読み漏らすリスクがかなり高まると感じた。

スレッド表示の解除

  1. 設定(歯車のアイコン)ボタンをクリック。
  2. [ 全般 ] タブの、スレッド表示を「スレッド OFF」にする。
  3. 一番下の [ 設定を保存 ] ボタンを押下して保存

受信トレイとすべてのメール

Gmail では、メールはいったん受信トレイに入る。そして、表示させる必要がないメールは「アーカイブ」すると、受信トレイから消える。
アーカイブしたメールは、すべてのメールに移動される。
個人的には、受信トレイのメールがすべてアーカイブされたらその日の業務は終了、というメール術を実践している。

メール誤配信防止

Chrome 限定なのだが、Gmail Address Checker という拡張機能がある。これはウェブ上の Gmail から、メール送信時に送信先とタイトルのチェックを促す。

アプリ感覚で使う

タスクバーにショートカットアイコンを作成すると、単独のアプリのように Gmail を使える。

Chrome

  1. 設定 -> その他のツール -> アプリケーションのショートカットを作成

Internet Explorer

  1. アドレスバーのアイコンをそのままタスクバーにドラッグしてショートカットを作成
  2. 設定 -> スタートメニューにサイトを追加
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